Kao neko ko se 11 godina bavi knjigovodstvom i poreskim savetovanjem za male firme i web shopove u Srbiji, jedno pitanje mi je postalo "druga priroda" pre nego što uopšte otvorim razgovor o fiskalizaciji: ko je kupac – fizičko ili pravno lice?
Odgovor na ovo pitanje diktira celokupnu vašu tehničku i zakonsku postavku. Kada pričamo o e-trgovini u Srbiji, vidim mnogo grešaka. Najčešća je ona koju ne podnosim: mešanje e-fakture (koju šaljete preko SEF-a) i fiskalnog računa (koji izdajete preko Elektronskog fiskalnog uređaja). I ne, kurir nije taj koji "rešava račun". Vaš sistem mora da generiše račun u trenutku prometa.
U ovom tekstu proći ćemo kroz to kako da konfigurišete svoj checkout da biste legalno dostavljali račune elektronskim putem, ispoštovali Poresku upravu i ostali u skladu sa GDPR regulativom.
Zašto je trenutak prometa ključan?
Mnogi vlasnici web shopova misle da se fiskalni račun izdaje kada roba stigne kod kupca ili kada kurir potvrdi isporuku. To je velika zabluda. Kod internet prodaje, trenutak prometa je trenutak kada roba napušta vaš magacin ili kada postane dostupna kupcu. Ako čekate "kad stignete" da izdate račun, pouzece fiskalni racun već ste u prekršaju.
Kada kupac plati karticom unapred, vi praktično imate avans. Tada se izdaje avansni fiskalni račun, a nakon toga, kada roba ode, izdaje se konačni promet.
Ovo ljudi često previde: Iako je račun digitalan, on mora sadržati sve elemente koje propisuje eFiskalizacija (portal Poreske uprave). Ako vaš softver ( Odobreno rešenje za fiskalizaciju) ne šalje potvrdu o fiskalizaciji automatski, vi ste u ozbiljnom problemu.
GDPR i saglasnost: Kako to izgleda u checkoutu?
Kada želite da dostavite račun mejlom, morate imati pravni osnov za obradu podataka. To nije samo "želja", to je zakonska obaveza. Evo kako treba da izgleda sekcija za saglasnost u vašem checkout procesu:
Checklista za checkout formu:
- Polje za email: Mora biti obavezno ako kupac bira elektronski račun. Checkbox za saglasnost: "Saglasan/a sam da mi se fiskalni račun dostavi elektronskim putem na navedenu email adresu." (Ovo mora biti opciono ili uslovno, zavisno od vaše politike poslovanja, ali najbolje je da bude jasno istaknuto). Checkbox za uslove kupovine: "Prihvatam Uslove korišćenja i Politiku privatnosti." Link do Politike privatnosti: Gde jasno piše da koristite podatke (email) isključivo za slanje računa i potvrda porudžbine.
Ako vam je potrebna pomoć oko tehničkog dizajna i UX-a da ovo izgleda profesionalno, preporučujem da se konsultujete sa ekspertima, poput tima iz FD seo agencija Novi Sad, koji razumeju kako da povežu prodajni proces sa tehničkim zahtevima web prodavnice.
Mini-scenario: Kako postupiti u različitim situacijama?
Evo tabele koju koristim sa svojim klijentima da im pomognem da se ne pogube u procedurama:
Situacija Tip kupca Račun Način dostave Plaćanje karticom (unapred) Fizičko lice Avansni fiskalni račun Email Plaćanje pouzećem Fizičko lice Konačni fiskalni račun Email + štampana kopija u paketu B2B (Pravno lice) Firma Faktura (SEF) + Fiskalni račun (ako je plaćeno karticom/gotovinom) SEF + EmailNajčešće greške koje moramo iskoreniti
Iritira me kada vidim da se oslanjate na kurira da placanje karticom fiskalni racun "reši račun". Kurir nije knjigovođa. On dostavlja robu. Vaš Elektronski fiskalni uređaj (softverski rešen kroz vaše Odobreno rešenje za fiskalizaciju) mora automatski poslati link do fiskalnog računa na email kupca čim se porudžbina evidentira kao "poslata".
Šta ne smete da radite:
Ne stavljajte obaveštenje o fiskalnom računu u "Napomenu za dostavu". Tamo niko ne gleda. Ne zaboravite da je slanje e-računa obavezno za kupce koji su to zahtevali, ali ako kupac želi štampanu verziju, morate je obezbediti. Nikako ne mešajte "e-fakturu" (za B2B) sa "fiskalnim računom" (za B2C). Ako kupac traži R1 račun (za firmu), to ide kroz eFakture. Ako kupuje kao fizičko lice, to je fiskalni račun.Zaključak: Kako postaviti proces?
Da biste mirno spavali i bili spremni za inspekciju Poreske uprave, uradite sledeće:
Proverite da li vaš web shop softver podržava API integraciju sa vašim Elektronskim fiskalnim uređajem. Uradite reviziju checkout strane – dodajte polje za saglasnost za slanje računa mejlom. Testirajte proces: kupite nešto u svojoj prodavnici kao fizičko lice, platite karticom i proverite da li vam je stigao fiskalni račun u sanduče u roku od nekoliko sekundi.Ako i dalje imate dilemu kako da integrišete sve ovo, ili ako vam softver "baguje" kod izdavanja avansa, nemojte čekati. Poreska kazna je uvek skuplja od preventivnog savetovanja. I zapamtite, kupac je uvek fizičko ili pravno lice – to je jedina istina od koje počinjemo svaku knjigovodstvenu operaciju.
Srećno sa prodajom i neka vam fiskalizacija postane rutina, a ne noćna mora!